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Helen Weiss, 18.01.2018

Nicht nur unerwünschte Werbebotschaften füllen die Mailbox. Auch ungenau definierte Nachrichten von Arbeitskollegen oder der Cc-Verteiler lassen die Mail-Flut täglich anwachsen. Wie gehen wir damit um?

Tausende E-Mails liegen im Posteingang, die Zahl der ungelesenen Nachrichten befindet sich im dreistelligen Bereich und irgendwo zwischen ungeöffneten Newslettern warten wichtige Aufgaben, die unbedingt erledigt werden sollten. Der unaufgeräumte Zustand des digitalen Posteingangs drückt für viele den Stress des Arbeitsalltags aus. Erhält man täglich eine Flut von Nachrichten, gibt man den Kampf gegen die überfüllte Inbox bald einmal auf. Zahlreiche Erhebungen unterstreichen dieses omnipräsente Unwohlsein, wenn es um die elektronische Post geht. «Überflutung», «Betreff zu wenig präzise», «zu lange Nachrichten» oder «zu oft auf den Cc- Verteiler gesetzt»: Diese Argumente hört auch Andy Gilgen von seinen Seminarteilnehmerinnen und -teilnehmern. Der Personal Trainer leitet bei der Knüsel Training AG in Solothurn Schulungen, um die Mail-Kommunikation zu optimieren. Ein Angebot, das rege genutzt wird, denn die Mail-Flut wächst stetig – und damit auch der Frust über das eigentlich praktische Kommunikationsmittel. Wurden 2002 weltweit noch 31 Milliarden E-Mails täglich verschickt, hat sich die Zahl laut Marktforschungsinstitut Statista in den letzten 15 Jahren verzehnfacht. Dabei handelt es sich nicht nur um Spam, etwa die Hälfte davon sind «Person-to-Person»-Mails, so die Ergebnisse einer Studie des Marktforschungsunternehmens IDC. Mit zum Teil unnützen Informationen über den Stand der Reparatur der Kaffeemaschine, unklaren Betreff-Zeilen oder Attachments ohne Angaben. Damit bremsen Mailbenutzer sich selbst und ihre Bürokolleginnen aus. Verschiedene Studien zeigen, dass Mitarbeitende rund eine bis anderthalb Stunden am Tag mit beantworten, weiterleiten und löschen von Mails verbringen.

 

Der Traum: Inbox Zero

E-Mails können im Büroalltag also eine echte Plage sein. Trotzdem können wir längst nicht mehr ohne sein. Der wohl grösste Vorteil der digitalen Post ist die zeitversetzte Kommunikation: Per EMail können innerhalb weniger Sekunden Informationen, Dokumente oder Bilder weltweit an verschiedene Personen gesendet werden. «Das Kommunikationsmittel ist genial», sagt Gilgen. «Das Problem sind denn auch weniger die E-Mails an sich, sondern der falsche Umgang mit ihnen.» Damit der Posteingang nicht zur Last wird, empfiehlt Gilgen ein einfaches Prinzip: Statt eine endlose Anzahl von Ordnern im Postfach zu erstellen und einen Gutteil der Zeit damit zu verbringen, Mails in passende Ordner abzulegen, arbeitet Gilgen seit Jahren nur mit Posteingang, Postausgang und Papierkorb. Hinzu kommen einige temporäre projektbezogene Ordner. Was zu schön tönt, um wahr zu sein, funktioniert laut dem Fachmann einwandfrei. «Mails, die gelesen und sofort bearbeitet worden sind, kommen in den Papierkorb», erklärt Gilgen. Dort verbleiben sie, können also etwa mit der Suchfunktion immer noch abgerufen werden. Wichtig ist, dass das Programm Mails im Papierkorb nach einer Weile nicht automatisch löscht. Spam und andere Nachrichten, die nicht gelesen werden müssen, verschwinden mittels «Shift-Delete» für immer im Nirvana. Nachrichten, deren Bearbeitung etwas aufwändiger ist, verweilen bis zur Erledigung im Posteingang oder werden mittels einer Terminfestlegung bearbeitet. «So habe ich meist nur höchstens sieben bis zwölf Mails in der Inbox.»

 

Weniger ist mehr

Ivan Blatter, Personal Trainer für neues Zeitmanagement in Basel, empfiehlt hingegen, den digitalen Posteingang wie den reale Briefkasten zu behandeln – ihn also täglich zu leeren. «Man sollte sich Zeit nehmen und die Nachrichten öffnen, aufmerksam lesen und vorsortieren», rät Blatter. Die Nachrichten werden ja nach Dringlichkeit und Aufwand sofort bearbeitet oder abgelegt – doch auch Blatter rät zu einer beschränkten Anzahl Ordner, um die Übersicht nicht zu verlieren. Nicht nur das Empfangen und Bearbeiten von Mails lässt sich vereinfachen, auch beim Versenden gibt es für einen effizienten Postverkehr einige einfache Regeln einzuhalten. «Wichtig ist, dass ein klarer Betreff angegeben wird und das Mail kurz und klar formuliert ist», erklärt Blatter. Laut dem Personal Trainer stört sich niemand daran, wenn eine digitale Nachricht ohne Floskeln auskommt. Blatter: «Viel wichtiger sind die korrekte Schreibweise und ein höflicher Tonfall.» Wer Anhänge verschickt, sollte über den Inhalt des Attachments im Mail informieren. Auch gemeinsam geregelte, firmeninterne Abmachungen vereinfachen den Umgang mit der digitalen Post. «So muss man etwa intern nicht den Erhalt jedes Mails bestätigen oder täglich rundum einen schönen Feierabend wünschen», sagt Andy Gilgen. Zudem gilt – da sind sich beide Fachmänner einig: Wer viele Mails versendet, erhält auch viel Post.

 

Von E-Mails geknechtet

Die Flut elektronischer Post ist jedoch nicht nur aufgrund der Menge belastend – auch der unaufhaltsame Strom stresst. Dank dem modernen Kommunikationsmittel sind wir 24 Stunden erreichbar, checken am Tablet oder Smartphone ständig den Posteingang und lassen uns während der Arbeit durch eingehende Post ablenken. Der ewige Terror kostet Zeit: Untersuchungen haben gezeigt, dass es eine Viertelstunde dauert, ehe man sich nach dem Lesen einer E-Mail wieder voll auf die ursprüngliche Arbeit konzentrieren kann. «Um Gegensteuer zu geben, sollte man den Posteingang bewusst nur ein bis vier Mal täglich öffnen», meint Gilgen. Er rät, dazwischen sogar offline zu gehen oder zumindest das Signal für einkommende Mails auszuschalten. Auch Ivan Blatter empfiehlt festgelegte Zeiten, um Mails zu bearbeiten: «Es gibt keinen Grund, sich durch Mails unterbrechen zu lassen, denn elektronische Nachrichten sind nie dringend», betont er. Bestehe ein Notfall, rufe man an. «Deshalb muss man per Mail auch nicht dauernd erreichbar sein», so Blatter. Obwohl die sprachliche Kommunikation deutlich einfacher ist, ziehen offensichtlich viele Menschen das Medium Schrift vor. Selbst dann, wenn es schlicht keinen Sinn macht – etwa um mit dem Kollegen im Büro gegenüber einen Termin fürs gemeinsame Mittagessen zu vereinbaren. «Manchmal ruft man besser an oder geht kurz hinüber ins andere Büro», sagt Blatter. Auch laut Andy Gilgen gibt es Situationen, wo eine Unterhaltung per Mail nicht nur kompliziert, sondern auch unangebracht ist: «Bei Kritik, komplexen Inhalten, emotionalen Angelegenheiten und vertraulichen Informationen sollte man besser zum Telefonhörer greifen.»