Stressfrei arbeiten mit dem richtigen Zeitmanagement

Rolf Murbach, 13.04.2018

Reflexion, Selbstorganisation und Zeitmanagement helfen, mit starkem Druck umzugehen. Voraussetzung ist ein gewisses Mass an Zeitautonomie.

Der Druck in der Arbeitswelt hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Konkurrenz und Beschleunigung der Arbeitsabläufe haben dazu geführt, dass sich viele Menschen gestresst und überfordert fühlen. Sie leiden unter dem zunehmenden Zeitdruck.

Wie darauf reagieren? Vieles ist vorgegeben. Die Unternehmen erwarten eine bestimmte Leistung, und die Arbeitsbedingungen sind ebenfalls definiert – auch wenn sich flexible Arbeitsformen immer mehr durchsetzen. Angestellte sind den Arbeitsbedingungen aber nicht einfach ausgeliefert. Entscheidend für die Befindlichkeit am Arbeitsplatz ist auch, wie man mit Druck umgeht. Wichtig sind Zeitmanagement und Selbstorganisation.

 

Investieren Sie in die Planung

Welche Aufgaben müssen wann erledigt sein? Wieviel Zeit brauche ich für ein bestimmtes Projekt? Bauen Sie Reservezeiten ein und setzen Sie Abgabetermine für sich so fest, dass Sie länger an Aufgaben dranbleiben könnten als erfahrungsgemäss notwendig. Denn es kann immer etwas Unvorhergesehenes geschehen. Nehmen Sie sich regelmässig Zeit für Planungsrituale: An einem Tag mache ich dies, am anderen das. Mit einer klug geführten Agenda und informativen Einträgen behalten Sie die Übersicht. Zudem vergewissern Sie sich, dass Ihre Planung realistisch ist. Mit einer genauen Planung und prospektivem Durchspielen von Arbeitsschritten
haben Sie Zeit und Projekte im Griff.

 

Schreiben Sie Listen

Notieren Sie alle Ihre Aufgaben auf Listen. Das entlastet. Überforderung kommt dann auf, wenn man die Übersicht verliert. Wer alle Tasks aufschreibt, sieht auf einen Blick, was ansteht, und kann einfacher Prioritäten setzen. Das Notieren von Aufgaben hat auch eine therapeutische Wirkung. Was einen belastet, wird verbalisiert, Punkt für Punkt. Die überfordernde Unordnung im Kopf wird dank dem Schreiben in einer Auslegeordnung strukturiert. Das ist befreiend. Wenn Sie Listen schreiben, erfahren Sie möglicherweise, dass sie die Listen anschliessend gar nicht brauchen. Denn klärend sind das Schreiben an sich und das Ordnen der Aufgaben. Schreiben Sie Ihre Listen regelmässig neu. Die beruhigende Wirkung stellt sich immer wieder ein.

 

Drosseln Sie das Tempo

Es bringt wenig, bei Zeitdruck und (zu) vielen Aufgaben in Hektik zu verfallen. Es besteht dann die Gefahr, dass man möglichst viele Jobs innert kurzer Zeit erledigen will und unsorgfältig abarbeitet.Wichtig ist nur, dass man die Jobs vom Tisch hat. Das bringt aber nichts, und man handelt sich Ärger ein. Wenn Sie merken, dass Nervosität aufkommt und Sie hektisch arbeiten, drosseln Sie das Tempo. Machen Sie ganz bewusst eines nach dem anderen, lassen Sie sich Zeit für die einzelnen Aufgaben und sagen Sie sich: «Ich lasse mich von den vielen Aufgaben nicht unter Druck setzen». Noch besser: Tun Sie für einen Moment nichts und überlegen Sie sich in Ruhe, welche Aufgabe nun wichtig ist. Dann konzentrieren Sie sich auf diesen Job. Die anderen Aufgaben lassen Sie ruhen. Man kann nicht alles aufs Mal machen.

 

Relativieren Sie den Worst Case

Menschen, die hohem Zeitdruck und Stress ausgesetzt sind, geraten je nach Persönlichkeit möglicherweise in Panik. «Ich schaffe das nicht», denken sie. «Was geschieht, wenn ich den Termin nicht einhalte? Ist dann mein Job gefährdet?» Es handelt sich hier meist um irrationale Reaktionen, die wenig mit den Aufgaben zu tun haben. Versuchen Sie das Erlebte zu rationalisieren und die apokalyptische Wahrnehmung zu relativieren. Fragen wie diese helfen dabei: «Ist es wirklich so schlimm, wenn ich einen Termin nicht einhalte? Verliere ich gleich meinen Job? Ist diese Aufgabe in so kurzer Zeit überhaupt lösbar?» Und: «Ist meine extreme Reaktion der Sache angemessen oder ist die Angst nicht übertrieben?» Die Vernunft hilft Ihnen, das Erlebte und Gefühle in ein anderes Licht zu rücken.

 

Sprechen Sie mit Kollegen und Vorgesetzten

Vor allem Berufsleute mit wenig Erfahrung geraten häufig unter Druck, weil sie nicht erkennen, dass ein Job sie überfordert. Sie geraten in Zeitnot, denken aber, sie müssten der Aufgabe gewachsen sein. Und sie getrauen sich nicht, Vorgesetzten die eigenen Zweifel mitzuteilen. Sie haben Angst, als Versager dazustehen. Das ist ein Fehler. Sprechen Sie frühzeitig mit Kollegen und Vorgesetzten. Sagen Sie, wie es Ihnen bei der Arbeit ergeht. Es ist wichtig, denn eine überzeugende Leistung können Sie nur abrufen, wenn Sie sich am Arbeitsplatz wohlfühlen und nicht aufgrund von Überforderung gleichsam gelähmt sind.

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Schrauben Sie Ihre Ansprüche hinunter

Das ist ein heikler Ratschlag, und nicht jeder kann es. Aber man kann es trainieren. Natürlich versuchen die meisten, immer ihr Bestes zu geben; es wird vom Arbeitgeber schliesslich auch erwartet. Aber es gibt eben Situationen, in denen es hilfreich ist, «etwas durchzuwinken », das heisst, einen Job abzuliefern, der nicht perfekt ist. Dank pragmatischem Handeln scheitert man nicht an den (zu) hohen Ansprüchen. Aber das Verhalten darf nicht Schule machen, weil es unbefriedigend ist und auf Dauer dem Unternehmen schadet.

 

Halten Sie die Arbeit und das andere Leben im Gleichgewicht

Man weiss das: Die Life-Work-Balance ist wichtig. Und doch vernachlässigen viele den Ausgleich. Die Gedanken sind immer beim Job, und sie arbeiten bis zur Erschöpfung. Es gibt kein anderes Leben. Man vernachlässigt Hobbys und Freizeit. Das rächt sich, wie die vielen Burnouts zeigen. Daher gilt: Die Termine für Freizeit, Sport, Familie und Freunde sind heilig, Abgrenzung ist unerlässlich. Wer das beherzigt, engagiert sich übrigens nur scheinbar weniger für das  Unternehmen. Das Gegenteil ist der Fall, denn dank des Ausgleichs arbeitet man konzentriert und produktiv.

 

Arbeiten Sie nicht bis zum bitteren Ende

Sie haben eine Aufgabe fast beendet und würden nur noch kurze Zeit brauchen. Doch Sie sind müde und unkonzentriert, weil Sie seit fünf Stunden am Projekt arbeiten. Sie zwingen sich, den Job zu beenden. Sie wollen die Aufgabe als erledigt abhaken. Das ist meist ein falscher Entscheid, weil Sie nach mehreren Stunden nicht mehr fokussiert arbeiten und möglicherweise Fehler begehen. Sinnvoll wäre, die Aufgabe zu unterbrechen und sie zu einem späteren Zeitpunkt zu beenden – wenn Sie erholt sind. Das braucht etwas Selbstdisziplin, zahlt sich aber aus. Das Resultat ist meist besser. Zudem arbeiten Sie schneller.

 

Tun Sie etwas anderes

Wenn Sie zu lange mit der gleichen Aufgabe beschäftigt sind, verkrampfen Sie sich möglicherweise. Es fehlen Ihnen kluge Ideen und die Distanz. Unterbrechen Sie daher den Job, machen Sie etwas komplett anderes, üben Sie sich im Loslassen. Das zahlt sich meist aus, weil sich Ihre Aufmerksamkeit nicht an einer Sache festkrallt, sondern sich auf anderes richtet. Offenbar ist dies der Gesundheit und Kreativität förderlich. Sie sind für eine bestimmte Zeit fokussiert und lassen wieder los.

 

Pflegen Sie Rituale und bewegen Sie sich

Mit den Jahren wissen Sie, wie effektiv arbeiten geht. Sie haben erfahren, was Ihnen gut tut und was schadet. Pflegen Sie Rituale und Rhythmen: regelmässige Spaziergänge, Kaffeepausen, Bikefahrten, Reitstunden oder was auch immer. Und bewegen Sie sich, ebenfalls regelmässig. Die Belohnung sind gute Gefühle und produktives Arbeiten.