"Powertime" als neues Produktivitätskonzept

Therese Jäggi, 13.07.2018

Ein Kleinbetrieb sorgt mit einer unkonventionellen Massnahme dafür, dass seine Mitarbeitenden weniger unterbrochen werden beim Arbeiten und deshalb produktiver sind.

An der Wand im Sitzungszimmer hängt eine grossformatige Fotografie der 25-köpfigen Belegschaft in Wanderausrüstung. «Das war morgens um halb sechs vor der Cluozza-Hütte im Nationalpark», sagt Mathias Fröhlich, Inhaber und Geschäftsführer der Fröhlich Architektur AG in Pfäffikon SZ. «Powertime» beschränkt sich bei der Fröhlich Architektur AG aber nicht auf den jährlich stattfindenden Geschäftsausflug, sondern ist Teil des Berufsalltags. Das Projekt mit dem gleichnamigen Titel beinhaltet, dass an zwei Halbtagen pro Woche alle direkten Durchwahlnummern auf das Sekretariat umgeleitet und die externen E-Mails zurückgehalten werden. Das störungsfreie Arbeiten soll bei den Mitarbeitenden eine positive Auswirkung auf ihre Kreativität haben und Belastungen wie Zeitdruck und Arbeitsunterbrechungen entgegenwirken. Die Massnahme wurde im Rahmen des Grand Prix Suisse «Gesundheit im  Unternehmen» 2018 im Januar mit dem dritten Rang ausgezeichnet. «Angefangen hat das eigentlich bei mir persönlich», sagt Mathias Fröhlich. Während Jahren war es seine Gewohnheit, auch am Samstag zu arbeiten. Dabei stellte er fest, dass er an diesem einen Tag produktiver war als an den fünf vorangehenden zusammen. Diese Erkenntnis wollte er nutzen. Er stellte sich die Frage, wie er sie in den Alltag und auf das ganze Unternehmen übertragen könnte. Das Arbeiten ohne Ablenkungen während eines definierten Zeitrahmens habe er zunächst einmal nur auf die interne Kommunikation beschränken wollen, dann aber beschlossen, die Massnahme solle gleichermassen auch für Telefone beziehungsweise Mails von Kunden gelten.

Gaby Lehmann, Mitarbeiterin Empfang

«Für mich in meiner Position hat das Projekt genau den umgekehrten Effekt wie für die Mitarbeitenden: Am Dienstagvormittag und am Donnerstagnachmittag klingelt das Telefon  besonders oft, weil alle direkten Rufnummern auf mich umgeleitet werden. Der Anrufer bekommt in der Regel die Auskunft, dass der gesuchte Mitarbeiter nicht erreichbar ist, und wenn ihm auffällt, dass sich das an den immer gleichen Tagen wiederholt und er deswegen nachfragt, erhält er entsprechende Informationen. Wenn es einmal brennt, schicke ich dem  gewünschten Ansprechpartner ein Mail und er kann dann selber entscheiden, ob er darauf reagieren will. Grundsätzlich finde ich, die Mitarbeitenden eines Unternehmens sollten selber
bestimmen können, wann und wie lange sie ungestört arbeiten wollen. Vermutlich aber würden sich nicht alle gleichermassen getrauen, dies einzufordern. Deshalb finde ich Powertime gut. Es gelten für alle dieselben Regeln. Eine Zeit lang gab das Projekt hier im Haus viel zu reden. Heute ist es praktisch kein Thema mehr.»

Rasche Umsetzung

Dann stellte sich die Frage: Wie sage ich es meinen Mitarbeitenden? Fröhlich wusste, dass er damit ein Thema von hoher Relevanz aufgriff. Aus einer firmeninternen Umfrage ging hervor, dass viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die ständigen Ablenkungen und den damit verbundenen Stress als Problem empfanden. Nachdem er das Projekt vorgestellt hatte, war er  konfrontiert mit allen möglichen Reaktionen. Von sehr begeistert und sofort überzeugt bis kritisch und ablehnend. Manche befürchteten, dass die Massnahme sie einschränke und sahen ihre Autonomie in Gefahr. Auf alle diese Reaktionen habe er mit grosser Gelassenheit reagiert, sagt Mathias Fröhlich, denn er sei von seiner Idee hundertprozentig überzeugt gewesen. Er habe zu keinem Zeitpunkt befürchtet, dass sie zu Verzögerungen oder Leistungseinbussen führen würde, ganz im Gegenteil. Die Implementierung von Powertime war denkbar einfach. Es  brauchte eine Woche Vorlaufzeit, um die technischen Voraussetzungen zu schaffen, dann wurde das Projekt im Januar 2016, unmittelbar nachdem es den Mitarbeitenden vorgestellt worden war, umgesetzt.

Gute Planung nötig

«Den grössten Respekt hatte ich gegenüber den Reaktionen von Bauherren», sagt Mathias Fröhlich. Da sei es am Anfang schon zu gewissen Misstönen gekommen. So zum Beispiel bei  Anrufern, die mit der grössten Selbstverständlichkeit davon ausgehen, dass ihr Anliegen immer sofort bearbeitet wird. Die Auskunft, wonach der gewünschte Mitarbeiter in drei Stunden  zurückrufe, könne schon auch Befremden auslösen. «Für manche Leute sind drei Stunden eine Ewigkeit.» Konkret funktioniert das Projekt so, dass am Dienstagvormittag und am Donnerstagnachmittag sämtliche auf die direkten Telefonnummern der Mitarbeitenden eingehenden Anrufe auf das Sekretariat umgeleitet, dort notiert und per Mail an die entsprechenden
Mitarbeiter weitergeleitet werden. Es ist dann jedem Einzelnen überlassen, ob er darauf reagieren wolle, denn mailen und telefonieren nach extern geht immer. In der Umsetzung ist man  nicht stur. Bei Teilzeitmitarbeitenden, welchepraktisch nur an den entsprechenden Tagen arbeiten, wird eine Ausnahme gemacht. Auch können die Mitarbeitenden jederzeit von ihrem privaten Smartphone aus telefonieren. Es liegt in der Verantwortung jedes einzelnen Mitarbeitenden, sich seine Arbeit so einzuteilen, dass die Powertime optimal genutzt wird. Dies erfordert eine gute Arbeitsplanung, so dass während der entsprechenden Zeit keine zusätzlichen Informationen von Arbeitskollegen oder Drittpersonen benötigt werden.

Willi Kälin, Architekt FH

«Ich könnte nicht behaupten, dass ich gleich von Anfang an begeistert war von Powertime. Am meisten Bedenken hatte ich wegen der Kunden. Bis anhin konnten mich diese jederzeit  erreichen. Das war für mich selbstverständlich. Dann änderte sich das plötzlich. Ich befürchtete, dass ich mich nun dauernd für diese unübliche Idee würde rechtfertigen müssen. Doch war das dann harmloser, als ich gedacht hatte. Irgendwann wussten alle Kunden Bescheid. Und manchmal führte das sogar zu ganz interessanten Gesprächen. Insgesamt habe ich vorwiegend positive Reaktionen erhalten. Die Idee löst bei den Leuten etwas aus. Sie überlegen sich, ob das in ihrem Betrieb auch denkbar wäre. Und natürlich sind auch solche dabei, die sofort sagen, bei ihnen würde so etwas nicht gehen. Ich selber habe die Vorteile von Powertime für mich erkannt und nutze sie.»

Hohe Akzeptanz

Von ständiger Erreichbarkeit hält Mathias Fröhlich nicht viel. Für den Mailverkehr im Büro gilt: von morgens um sechs bis abends um sechs Uhr. Dass die Mitarbeitenden abends oder am Wochenende noch ihre Mails bearbeiten, wird nicht erwartet. Klar könne es manchmal bequem sein, einen Mitarbeiter oder Kollegen auch einmal kurz ausserhalb der Bürozeiten zu  kontaktieren, doch meistens könne das genauso gut auch am nächsten Tag geschehen. Es habe schon eine Weile gedauert, bis sich Powertime im Unternehmen etabliert hat, sagt Mathias  Fröhlich. Die immer noch regelmässig durchgeführten Mitarbeiterbefragungen ergaben eine hohe Akzeptanz. Die Massnahme hat sich laut Fröhlich positiv auf die Zufriedenheit und die  psychische Gesundheit der Mitarbeitenden ausgewirkt. Dass das Projekt ausgezeichnet wurde, war für ihn eine grosse Genugtuung und bestätigt ihn, den eingeschlagenen Weg fortzuführen.