Abschied vom eigenen Schreibtisch

Michael Gasser, 23.11.2018

Termine ausser Haus, Teilzeitarbeit oder Homeoffice zählen zu den Hauptgründen, weshalb das Pult im Büro öfters unbesetzt bleibt. Dies veranlasst Firmen immer häufiger dazu, persönliche Arbeitsplätze für Angestellte zu streichen und stattdessen auf Desksharing zu setzen.

Desksharing steht für den Abschied vom persönlichen Büroschreibtisch. Das System ist nicht zuletzt dadurch gekennzeichnet, dass weniger Schreibtische als Mitarbeitende vorhanden sind. Anders gesagt: Diese müssen «ihren» Arbeitsplatz täglich neu wählen. Laut Barbara Josef, Expertin für neue Arbeitsformen und Mitinhaberin der Beratungsfirma 5to9, erledigen zwar weiterhin rund 80 Prozent aller Erwerbstätigen in wissensintensiven Bereichen ihre Aufgaben am persönlichen Schreibtisch. «Bezieht heute jedoch eine Firma ein neues Büro oder baut das bestehende um, so kommen fast ausschliesslich Multi-Space-Konzepte mit oder ohne Desksharing zum Einsatz.» Das ergebe ihres Erachtens auch Sinn, denn: «Zahlreiche Studien belegen, dass Wissensarbeiter heute aufgrund der grösseren Flexibilität und Mobilität nur noch maximal 60 Prozent ihrer gesamten Arbeitszeit im Büro verbringen.» Dieses bleibe zwar auch in Zukunft wichtig, jedoch nicht als Ort der Einzelarbeit, sondern als Ort der Begegnung und der Identifikation mit dem Betrieb.

Josef ist überzeugt, dass Desksharing alleine – ausser geringeren Kosten pro Arbeitsplatz – keinen konkreten Nutzen bringt. «Spannend wird es erst dann, wenn das neue Raumkonzept, neue technologische Hilfsmittel sowie die Arbeits- und Führungskultur harmonisch ineinandergreifen und eine neue Kultur der Zusammenarbeit entsteht. Eine, in der Mitarbeitende eine höhere Eigenverantwortung geniessen und sich wie Unternehmer verhalten.» Davon würden sowohl die Firmen als auch die Angestellten profitieren. Desksharing sei nur dann sinnvoll, wenn die Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden eine weitgehend autonome Gestaltung ihrer Aufgaben ermöglichten, ist Josef überzeugt. «Auch sollten die Prozesse digital sein und eine orts- und zeitunabhängige Zusammenarbeit erlauben.»

 

Verlorene Heimat

Als Motive für den Desksharing-Trend nennt der Arbeitspsychologe Markus Grutsch von der Fachhochschule St. Gallen insbesondere die gestiegenen Anforderungen an die Flexibilität der Mitarbeitenden. Die Aufgaben präsentierten sich zunehmend vielfältiger, wodurch der Bedarf an Arbeitsorten wächst, die es erlauben, die angemessene Räumlichkeit respektive Infrastruktur entsprechend der jeweiligen Tätigkeit zu wählen. «So kann ich mich beispielsweise für eine Arbeit, die Ruhe erfordert, in ein Einzelbüro zurückziehen und dort ungestört drei Stunden arbeiten, oder ich kann mich mit meinen Teammitgliedern in einem Arbeitsraum treffen und kreativ tätig sein.» Somit reagiere die Infrastruktur auf die Erfordernisse der Arbeit und biete adäquate Settings für die unterschiedlichen Aufgaben, die von den Mitarbeitenden auszuführen seien. Doch Desksharing hat auch Nachteile: Gemäss Grutsch führe das System etwa zu einem zunehmenden Koordinationsaufwand beim Austausch zwischen Angestellten. Überdies drohe mit dem Verlust des personalisierten Arbeitsplatzes oft auch ein Stück «Heimat im Betrieb» verloren zu gehen.

Was also gilt es zu beachten, wenn Arbeitnehmende vom eigenen Pult Abschied nehmen und zum Desksharing-System wechseln müssen? «Besonders gut gelingen kann dieser Schritt, wenn die Alternativen für alle attraktiv sind und sich die Mitarbeitenden auf die neue Infrastruktur und Möglichkeiten der Zusammenarbeit freuen und einstellen können», so Grutsch. Ganz wichtig sei jedoch, dass die Prozesse respektive Arbeitsabläufe die Infrastruktur beeinflussen sollen und nicht umgekehrt. «Sind gewisse Abteilungen voneinander abhängig und werden Arbeitsaufgaben an Schnittstellen weitergegeben, müssen die Mitarbeitenden entsprechend vorbereitet und geschult werden. Sonst gibt es Verluste in Bezug auf Effizienz und es entsteht ein zusätzlicher Koordinationsaufwand.»

 

Gewonnene Autonomie

Diverse Umfragen, etwa der «Handelszeitung», deuten darauf hin, dass die Erwerbstätigen in der Schweiz nicht wirklich erfreut sind, auf den eigenen Büroschreibtisch verzichten zu müssen. Barbara Josef von 5to9 kann das nachvollziehen: «Niemand hat Spass daran, etwas abzugeben, wenn man sich noch nicht vorstellen kann, was sich dadurch alles gewinnen lässt.» Werden die flexiblen Arbeitsformen jedoch erfolgreich gelebt, dann ziehen die meisten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufgrund der gewonnenen Autonomie und Freiräume eine positive Bilanz. Die Expertin räumt ein, dass es auch schlechte Beispiele auf dem Markt gibt, sprich: «Firmen, die versuchen, Effizienzgewinne durch Arbeitsplatzverdichtung zu erzielen, ohne den Mitarbeitenden eine grössere Autonomie bei der Gestaltung ihrer Arbeit zu gewähren.» Wenn die Unternehmen den Vorgang dann auch noch als «schöne neue Arbeitswelt» verkauften, dann sei dies zynisch und führe nicht zu höherer Produktivität respektive Kundenzufriedenheit.

Die Zurich Insurance Group hat ihr Dynamic Working-Konzept vor fünf Jahren eingeführt. «Das Ziel war es, den Anteil des gemeinsamen Raums in den Bürogebäuden zu erhöhen und so die Teamarbeit zu stärken», erklärt Mediensprecher David Schaffner. «Jedes Team verfügt bei Zurich über einen fix zugewiesenen Bereich.» Dort entscheiden sich die Teammitglieder täglich für einen Arbeitsplatz. Gehören beispielsweise zehn Vollzeit-Mitarbeitende zu einem Team, dann stehen diesem acht Arbeitsplätze zur Verfügung. Da viele Mitarbeitende der Zurich an externen Sitzungen oder Veranstaltungen teilnehmen, beziehungsweise regelmässig zu Hause arbeiten, sind laut Schaffner immer genügend Arbeitsplätze vorhanden.

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Persönlicher Schrank statt Schreibtisch

«Jeder Mitarbeitende hat einen persönlichen Schrank in der Nähe des Teambereiches, der Platz bietet für den Laptop wie auch für persönliche Unterlagen.» Zum Dynamic Working-Konzept gehören auch Fokusräume für zwei Personen, Meeting-Räume oder Living Zones, so dass sich die Mitarbeitenden flexibel die jeweils passende Arbeitsumgebung aussuchen können. Die Einführung des Desksharing-Systems habe die Teamarbeit im Unternehmen deutlich gestärkt, bilanziert Schaffner. «Die Rückmeldungen der Mitarbeitenden auf das neue Arbeitskonzept sind positiv.» Geschätzt werde insbesondere die modere Infrastruktur und das vielseitige Angebot für flexible Besprechungen. «Negativ bewerteten die Mitarbeitenden die starke Belegung der Sitzungszimmer.» Deshalb wurde deren Anzahl zwischenzeitlich erhöht.

Auch bei der Swisscom fallen die Erfahrungen mit dem vor gut zehn Jahren eingeführten Desksharing positiv aus. «Unser Unternehmen möchte seinen Angestellten die Möglichkeit geben, ihren Alltag in Absprache mit den Vorgesetzten flexibel zu gestalten», wie Mediensprecherin Esther Hüsler erklärt. Dadurch seien die Mitarbeitenden motivierter und somit produktiver. Kostenüberlegungen seien bei der Einführung von Desksharing hingegen zweitrangig gewesen. «Trotzdem haben wir die Kosten für die Büroinfrastruktur seither um rund 30 Prozent gesenkt.»

Wäre es allenfalls wichtig, dass beim Desksharing nicht nur die Mitarbeitenden, sondern ebenso deren Vorgesetzte auf ihren persönlichen Arbeitsplatz verzichten? «Dieser Entscheid muss selbstverständlich auch für die Vorgesetzten gelten», betont Arbeitspsychologe Markus Grutsch. «Sie müssen die Flexibilität vorleben und die Infrastruktur optimal nutzen. Dies ist ganz wesentlich für die Glaubwürdigkeit einer dynamischen und flexiblen Arbeitskultur.»