"Bei mir laufen die Fäden zusammen"

Rolf Murbach, 28.03.2019

Corinne Giannini (43) ist Personal Assistant to CEO beim Industriebetrieb Huber+Suhner AG. Sie mag ihren Job, weil sie selbstständig arbeiten kann, ein umfassendes Aufgabenportfolio hat und vielen Menschen begegnet.

Die Aussicht von ihrem Büro ist umwerfend. Wenn Corinne Giannini durchs Fenster blickt, sieht sie auf den Pfäffikersee, ins Zürcher Oberland und in die Glarner Alpen. Doch so viel Zeit hat sie nicht, aus dem Fenster zu schauen. Denn die Tage der Direktionsassistentin sind intensiv. Sie nimmt an Sitzungen teil, koordiniert Termine, schreibt Texte, bespricht sich mit ihrem Vorgesetzten, recherchiert für Workshops und bucht Reisen.

Direktionsassistentin – Personal Assistant to CEO heisst das heute. Ihr Chef ist gerade in den Ferien, Corinne Giannini hält die Stellung. Früher hätten Direktionsassistentinnen oder Sekretärinnen, wie sie einst hiessen, ebenfalls Ferien genommen. Heute ist das anders, weil sich der Beruf radikal verändert hat. «Wir arbeiten nicht mehr kurzfristig Aufgaben ab, die uns der Chef vorlegt, sondern sind sehr selbstständig tätig.» Corinne Giannini bereitet die Bilanzmedienkonferenz mit vor, gleist Meetings auf, organisiert nächste Reisen.

 

Verantwortung und Selbstständigkeit

Eigentlich sind Direktionsassistentinnen Projektleiterinnen. Sie tragen die Verantwortung für Anlässe, schauen, dass alles klappt, haben das Zeitmanagement im Griff und koordinieren alle Player eines Projektes, eines Meetings, einer Veranstaltung. Diese Selbstständigkeit ist es denn auch, was Corinne Giannini an ihrem Job besonders mag.

Wenn sie von ihrem Beruf erzählt, wird deutlich, dass sie in ihren Aufgaben aufgeht. Ihre Erzählungen sind wie ein Feuerwerk, und sie berichtet mit Begeisterung: von ihren Jobs, den Begegnungen mit unterschiedlichen Menschen, den Gesprächen und Meetings, den Organisationsaufgaben. «Ich bin eine Art Drehscheibe im Unternehmen. Bei mir laufen viele Informationen zusammen. Ich weiss, wer was macht und wofür er zuständig ist. Das ist spannend und bereichernd.»

 

Weichen gestellt

Als junge Frau hatte sie in einem technischen Handelsbetrieb eine KV-Lehre absolviert. Dann arbeitete sie als Sachbearbeiterin im Einkauf und im Verkauf. Sie hatte einen Chef, der sie förderte; sie lernte in den drei Jahren nach der Grundbildung unterschiedliche Aufgaben kennen, entschied sich für die Ausbildung zur Direktionsassistentin und erlangte den Fachausweis. Die Weichen waren gestellt. Die Richtung stimmte. Corinne Giannini kam dort an, wo sie sich entfalten konnte, und übernahm Aufgaben, die ihr entsprachen. In den folgenden Jahren arbeitete sie bei mehreren Firmen als Direktionsassistentin, lernte unterschiedliche Betriebe und Unternehmenskulturen kennen, von wenigen Ausnahmen abgesehen immer Industriebetriebe.

«Banken und Versicherungen haben mich weniger interessiert», sagt sie. «Die Industrie ist meine Welt.» Es gefällt ihr zu sehen, wie Produkte entstehen, welches ihr Nutzen ist, wie sie unseren Alltag verändern. Auch bei Huber+Suhner ist das der Fall: Telekommunikation, Netzwerke, Kabelproduktion, Transport – Branchen und Arbeitsfelder, die sie interessieren. Und sie ist fasziniert davon, wie die Zusammenarbeit unterschiedlicher Bereiche funktioniert, in ihrem Fall Technik beziehungsweise Ingenieurwesen und Administration. Schliesslich hat sie einen Draht zu den Menschen, die hier arbeiten. «Sie packen an, haben eine Hands-on-Mentalität, das passt mir.»

Assistants' day am 10. April 2019

Am Mittwoch, 10. April 2019, findet in Baden (AG) der diesjährige Assistants' day statt. Im Namen der "DA-Community" wird der Kaufmännische Verband als Presenting Partner vor Ort sein (Lounge Nr. 23).

Psychologisches Geschick

Auf die Frage, was eine Direktionsassistentin mitbringen muss, folgt schnell eine Antwort: «Organisationstalent, Netzwerkqualitäten, hohe Vertraulichkeit und psychologisches Geschick.» Man müsse auf Leute zugehen, zwischen den Akteuren vermitteln, wissen, wer was im Unternehmen leisten kann. Es ist von Vorteil, wenn eine Direktionsassistentin länger an einer Stelle bleibt. Denn was bei vielen Berufen bei Abgängen gilt, ist hier besonders virulent: Ein Unternehmen verliert mit dem Stellenwechsel einer Personal Assistant to CEO Know-how – und einen wichtigen Player im unternehmensinternen Netzwerk.

Direktionsassistentinnen seien die rechte Hand des CEO, hört man. Die beiden arbeiten sehr eng zusammen. Sie führt seine Agenda, muss über die wichtigen Geschäfte Bescheid wissen, macht auf Versäumnisse und Zeitmanagement aufmerksam, denkt bei Projekten mit, liefert für viele Jobs Basisinformationen und erinnert an Dinge, die sonst vergessen gehen könnten. Dies funktioniere nur, wenn ein Vertrauensverhältnis bestehe, sagt Corinne Giannini. «Die Chemie muss stimmen. Nur dann kann ich meine volle Leistung bringen.»

 

Ein eingespieltes Team

CEO und Assistentin sind ein eingespieltes Team. Das hat Auswirkungen bei Stellenwechseln. Wenn ein neuer CEO kommt, wackelt möglicherweise der Stuhl der bisherigen Assistentin. Auf jeden Fall muss sie sich auf einen neuen Menschen einstellen. Es kommt auch vor, dass ein CEO seine ehemalige Direktionsassistentin mitnimmt. Corinne Giannini hat bei Jobwechseln ihrer Vorgesetzten alles erlebt: neu orientiert, mitgegangen, geblieben.

It’s a men’s world. Corinne Giannini ist es gewohnt, vor allem mit Männern zusammenzuarbeiten, und sie stört sich nicht daran. «Ich habe keine schlechten Erfahrungen gemacht. Und industrielle Berufe sind nun mal von Männern dominiert.» Sie wiederum arbeitet in einem typischen Frauenberuf. Es gibt kaum Männer, die als Direktionsassistenten tätig sind. Das hat wohl mit Rollenbildern und Tradition zu tun. Und der Tatsache, dass Männer offenbar nicht wahrnehmen, dass sich der Beruf aus seiner zudienenden Rolle mehrheitlich verabschiedet hat. Nein, es sind nicht mehr Chefsekretärinnen, die den Vorgesetzten unterstützen, sondern Berufsleute, die sich auf Augenhöhe begegnen – und gleichermassen voneinander abhängig sind. Vielleicht wird es künftig einmal mehr Direktionsassistenten geben – und auch mehr Frauen in Führungspositionen. Wir sind auf dem Weg dorthin, aber es könnte dauern.

Community Direktionsassistenz

Direktionsassistentinnen und Direktionsassistenten (DA) sind im Normalfall Einzelplayer. Dank der DA Community des Kufmännischen Verbands erhalten sie eine Plattform für den Austausch mit Office-Manager/innen aus anderen Unternehmen und Branchen. Zudem bietet sie praxisnahe Unterstützung für den Berufsalltag sowie Tipps für die persönliche Weiterentwicklung, Aus- und Weiterbildung.
Community-Vorteile: sieben Impulsveranstaltungen in der Deutschschweiz, zwei DA-Kongresse in Zürich und Bern, Zugang zum exklusiven Online-Forum der DA-Community.
Der nächste DA-Kongress findet am 19. Juni in Zürich von 16.00 bis 19.30 Uhr mit anschliessendem Grillplausch statt (DA-Kongress in Bern am 20. November).
kfmv.ch/da