Frage-Antwort: Stellvertretung – Worauf muss ich achten?

Annette Köchli-Stoffel, 16.07.2019

In unserer Ratgeber-Serie beantworten Experten des Kaufmännischen Verbandes Mitgliedern Fragen rund um das Thema Arbeitsplatz.

Frage

Im Juli werde ich zwei Wochen in den Ferien sein. Leider habe ich als Direktionsassistentin gemäss Stellenbeschrieb niemanden, der oder die mich vertreten könnte. Mein Chef hat mich nun mit der selbstständigen Organisation der Stellvertretung beauftragt. Wer würde sich am besten eignen und woran muss ich denken?

Antwort

Ihre Situation bietet eine gute Gelegenheit, auch grundsätzlich über Ihre Stellvertretung nachzudenken. Denn Sie könnten ja auch einmal unverhofft einige Tage ausfallen und dann ist Ihr Vorgesetzter sicher dankbar, wenn er eine weitere Vertrauensperson hat, welche die wichtigsten Aufgaben übernehmen kann. Wer sich am besten eignet – das hängt auch von der Grösse und Struktur Ihres Unternehmens ab. Aus meiner Erfahrung kommen führungsnahe Fachkräfte/Stabstellen aus der Unternehmenskommunikation oder den Human Resources infrage.

Bei der Organisation und Übergabe helfen Ihnen folgende Hinweise und Fragen:

  • Welche Aufgaben sollen erledigt werden und was kann warten, bis Sie zurück sind?
  • Welche Aufträge und Pendenzen sind gerade noch offen und eine Rückmeldung hängig?
  • Welches sind feste Absprachen/Regelungen in der Zusammenarbeit mit dem Chef wie zum Beispiel Tagesrhythmus, Briefpost, Mailbearbeitung, eingehende Telefonate, bilaterale Treffen für die Pendenzenbesprechung usw.?
  • Wie sieht der Chef-Kalender in diesen zwei Wochen aus, und was muss die Stellvertretung darüber wissen oder noch erledigen?
  • Auf welche Ordner, Tools, usw. muss ein Zugriff gewährt werden?
  • An wen kann sich die Stellvertretung wenden, wenn sie Fragen/Probleme hat, ohne Sie in den Ferien stören zu müssen?

Und zum Schluss bleibt die Kommunikation intern und extern (automatische Mailantwort) über Ihre Abwesenheit und Stellvertretungsperson und eventuell braucht es eine Übergabesitzung. Idealerweise antizipieren Sie auch bereits Ihre Rückkehr und wie Sie die ersten beiden Arbeitstage gestalten wollen. Einerseits, um das Feriengefühl noch etwas in den Berufsalltag mitzunehmen, andererseits, um fokussiert und effizient wieder Tritt zu fassen mit einer realistischen Planung und Zielsetzung. So sind alle Beteiligten entspannt und Sie können Ihre Ferien hoffentlich richtig geniessen!

Möchten Sie Teil unserer DA Community werden?

Werden Sie jetzt Mitglied unserer Community für Direktionsassistentinnen und -assistenten und profitieren Sie von unserem einzigartigen Netzwerk.